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Kooperationsmodell FFAS – Betriebe / Organisationen
Mitarbeiterbefragung zu psychischen Belastungen mit dem deutschen COPSOQ - Fragebogen

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Anbei eine kurze Studienbeschreibung mit den wichtigsten Punkten zu Hintergrund, Zielen, Ablauf, Auswertung und Bericht. Am Ende finden Sie zudem ein Checkliste zur Überprüfung der einzelnen durchzuführenden Schritte.

Auf einen Blick:

Was haben Sie (bzw. die teilnehmenden Betriebe) davon?

Alles andere erledigen wir:

Ich freue mich auf die gemeinsame Arbeit und  stehe Ihnen für weitere Fragen gerne jederzeit zur Verfügung!

Matthias Nübling

Mitarbeiterbefragung  mit dem COPSOQ – Kurzprofil

1. Hintergrund: COPSOQ Erprobungsstudie

Der COPSOQ (COPSOQ = Copenhagen Psychosocial Questionnaire) ist ein in Dänemark (am dortigen Institut für Arbeitsmedizin) entwickelter Fragebogen zur Erfassung psychosozialer Belastungen im Arbeitsleben. Er besteht aus einer Reihe zumeist schon zuvor international erprobter Skalen und deckt den Bereich der psychischen Belastungen bei der Arbeit sehr umfassend ab.

Der COPSOQ wird im Rahmen von Mitarbeiterbefragungen von den Beschäftigten selbst ausgefüllt. Mittlerweile wird er in verschiedenen Ländern (und Sprachen) eingesetzt.

Die FFAS (Freiburger Forschungsstelle für Arbeits- und Sozialmedizin) führte 2003-2005 mit den Partnern Universität Wuppertal und Universität Freiburg im Auftrag der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) die COPSOQ - Erprobungsstudie in Deutschland durch.
Das dänische Instrument zur Erfassung psychischer Belastungen bei der Arbeit wurde im Rahmen dieser Studie im Jahr 2003 auf Deutsch übersetzt und nach einer Pilotstudie anhand eines breiten Branchenmix getestet. Die Gesamtfallzahl betrug N=2561.

Wissenschaftliches Ziel der Erprobungsstudie war es, Erkenntnisse über die Messqualitäten dieses Fragebogens zu erhalten. Die Eignung des COPSOQ zur Erfassung psychischer Belastungen bei der Arbeit sollte anhand einer großen und möglichst branchenheterogenen Population (Gewerbe, Dienstleistung, Industrie) geprüft werden. Wie im Projektbericht (link: s.u.) im Detail dargelegt, erwiesen sich die meisten Skalen des COPSOQ als gut geeignet zur Erhebung psychosozialer Belastungen, Beanspruchungen und Beschwerden bei der Arbeit. Der COPSOQ kann damit als screening- Instrument empfohlen werden.

Praktisches Ziel der Erprobungsstudie war, bei Eignung den Betrieben zukünftig ein valides und reliables Instrument zur Messung psychischer Belastungen am Arbeitsplatz zur Verfügung zu stellen.

Ein Ziel war dabei, das Instrument möglichst kurz und prägnant zu gestalten, ohne aber dabei auf die besonders zu betonende inhaltliche Vielfalt des COPSOQ zu verzichten. Seit Sommer 2005 steht eine verkürzte COPSOQ- Version zur Verfügung (Papierversion und online-Version), die diese beiden Ansprüche miteinander verbindet. Die Ausfüllzeit liegt bei knapp 20 Minuten.

2. Nutzung des COPSOQ

2.1 Inhalte
Grundsätzlich empfehlen wir interessierten Betrieben den Einsatz der vorgeschlagenen verkürzten Version des COPSOQ. Diese ist bei nur geringfügigem Verlust an Messqualität deutlich kürzer als die Langversion und beinhaltet trotzdem immer noch das breite Spektrum der psychischen Belastungen.
Da der COPSOQ ein branchen- und berufsübergreifender Fragebogen ist, sind die Fragen recht allgemein gehalten. Wenn Sie für Ihren Betrieb oder Ihre Berufsgruppe noch zusätzliche Aspekte für besonders relevant halten, können diese zusätzlich in den Fragebogen aufgenommen werden. Wir möchten aber davor warnen, den Bogen mit vielen zusätzlichen Aspekten zu überfrachten und damit die Teilnahmebereitschaft der Mitarbeitenden zu strapazieren.

2.2 Nutzen für Betriebe
Der Nutzen der Betriebe an einem Einsatz des COPSOQ- Fragebogens liegt darin, dass sie mit den Befragungsergebnissen die psychischen Belastungen ihrer Mitarbeiter auf Grund einer soliden Datenbasis beurteilen konnten (absolute Werte).

Zudem wird ein externer Vergleich der Belastungen nach Branchen / Berufen durchgeführt und allen Betrieben in anonymisierter Form vorgelegt (relative Werte, extern).

Als drittes wird ein interner Vergleich (internes Benchmarking) von definierten Untereinheiten (Unternehmensteile, Standorte, Berufsgruppen) durchgeführt, der zeigen kann, wo intern besonders positive oder negative Befunde festzustellen sind (relative Werte, intern).
Auf der Basis dieser Ergebnisse können dann empirisch fundierte Verbesserungsmaß-nahmen im Betrieb in Angriff genommen werden. Wie die Forschung zeigt, hat ein solcher Abbau psychischer Fehlbelastungen neben den positiven Effekten auf Motivation und Gesundheit der Beschäftigten nachweislich auch positive Effekte auf die „harten“ Betriebsdaten wie AU-Tage, Produktivität etc.

2.3 Ablauf der Befragung
Die FFAS bietet Ihnen die Abwicklung der Befragung in Ihrem Betrieb an. Der Ablauf gestaltet sich dann folgendermaßen:

  1. Die FFAS stellt die gewünschte Anzahl Fragebogen samt Anschreiben und Rückumschlägen zur Verfügung bzw. schaltet den link für die bei online – Befragung frei. Die Befragung ist anonym und selbstverständlich vollkommen freiwillig.
  2. Die Betriebe verteilen die Fragebögen an die Beschäftigten (z.B. mit der Gehaltsabrechnung oder bei kleinen Betrieben persönlich). Bei online- Version wird an alle Beschäftigten eine email mit dem Fragebogenlink und dem Passwort versandt.
  3. Die Beschäftigten füllen den Fragebogen aus und senden ihn im portofreien Rückumschlag anonym an die FFAS. Bei online- Version werden die Daten über eine sichere Verbindung an die Datenbank auf dem FFAS- Server übermittelt.
  4. Nach ca. 2 Wochen (= primäre Abgabefrist) wird an die Befragung erinnert, ggfs. für die Nachzügler nochmals einen zweiten Bogen samt Umschlag bereitstellen.
  5. Die FFAS wertet die anonymisierten Daten aus. Aus statistischen und Gründen der Anonymität werden über Gruppen unter 20 Personen (in Ausnahmen 10 Personen) keine Aussagen gemacht.
  6. Wir erstellen einen Bericht für Ihren Betrieb und jede definierte Untereinheit, dem Sie  entnehmen können, wo Ihre Stärken und Schwächen im Vergleich zu anderen Branchen bzw. anderen Teilnehmern aus Ihrer Berufsgruppe liegen (externer Vergleich) bzw. wie innerhalb des Unternehmens die Stärken und Schwächen verteilt sind (interner Vergleich).

Sie auch Checkliste unter Punkt 2.7..

2.4 Inhalte der Auswertung

Das COPSOQ zielt vor allem auf die Messung und den Vergleich von psychosozialen Belastungen am Arbeitsplatz. Gerade der Einsatz als standardisiertes Instrument in verschiedenen Berufsgruppen oder Tätigkeitsfeldern ermöglicht aussagekräftige Belastungsprofile auf der Ebene der Skalen oder sogar der Einzelaspekte.

„Was bekommen Sie?“
Teilnehmende Betriebe / Organisationen erhalten 4 Wochen nach Ende der Befragung eine detaillierte Dokumentation ihrer Ergebnisse sowie einen Ergebnisbericht. Auf Wunsch, können die aggregierten Daten zusätzlich als Datei im MS Excel-Format geliefert werden.

Der Bericht besteht aus

  1. einem Textteil mit der Interpretation der wichtigsten Ergebnisse
  2. einem Tabellenband, der alle Ergebnisse für die Gesamtheit der Befragten im Betrieb und evtl. Untergruppen beinhaltet.
  3. Graphiken, die die Ergebnisse auf einen Blick transparent machen
  4. Externer Vergleich mit anderen Berufsgruppen und mit den berufsgruppenspezifischen Referenzwerten aus der COPSOQ- Datenbank.
  5. Interner Vergleich von Untereinheiten im eigenen Betrieb

Jeder Betrieb erhält einen externen Vergleich der Berufsgruppen untereinander (und mit den Referenzdaten der eigenen Berufsgruppe). Hieran kann ermessen werden, ob die Werte für die Beschäftigten des eigenen Betriebs im Vergleich zu anderen Berufen und im Vergleich zu Beschäftigten desselben Berufes in anderen Betrieben berufsspezifisch besonders hoch oder niedrig sind.

Wie Abb. 1 zeigt, sind hohe Belastungen im Bereich „Work-Privacy conflict“ in bestimmten Berufsgruppen deutlich überdurchschnittlich, z.B. bei Ärzten, Lehrern, Pfarrern und Priestern (echte Daten der COPSOQ- Haupterhebung).

Externer Berufsgruppenvergleich
Abb.1: Externer Berufsgruppenvergleich. Beispiel: Skala Soziale Beziehungen am Arbeitsplatz. Grüne Balken: Echte Daten COPSOQ Hauptstudie D 2005, Blauer Balken: fiktiver Messwert neuer Betrieb.

Für den fiktiv neu hinzugekommenen Betrieb, ein Krankenhaus, läge nun die Belastung der Ärzte aber noch mal deutlich höher als der Referenzwert für Ärzte allgemein. Dies würde hier einen primären Handlungsbedarf anzeigen. Analoge Graphiken gibt es zu allen 25 COPSOQ- Skalen.

Interner Vergleich Untereinheiten. Besteht der Betrieb aus mehreren zuvor definierten Untereinheiten, die genügend groß sind (n > 20), kann zusätzlich eine vergleichende Analyse der Belastungen in diesen Einheiten vorgenommen werden.

Abb.2 gibt ein Beispiel eines solchen internen Vergleichs in einem Betrieb mit sieben fiktiven Abteilungen. Im Beispiel sähe man, dass die Führungsqualität in den Abteilungen 4 und 5 unterdurchschnittlich bewertet wird, in den Abteilungen 2 und 1 dagegen überdurchschnittlich. (Eine solche Auswertung gibt es aus Anonymitätsgründen natürlich nur, sofern jeweils mehrere Führungspersonen zur Beurteilungen stehen.)

Auch hier erstrecken sich Analyse und Graphiken im Bericht über alle erhobenen 25 COPSOQ- Dimensionen.

 

Vergleich der Belastung in verschiedenen Betriebsteilen
Abb.2: Vergleich der Belastung in verschiedenen Betriebsteilen (sieben Abteilungen in einem Betrieb). Beispiel: Führungsqualität. Fiktive Daten

2.5 Verwendung Ergebnisse: „Was kann man damit anfangen?“
Eine Mitarbeiterbefragung ist kein Selbstzweck, sondern dient der Gewinnung einer soliden Datenbasis, um fundierte Entscheidungen über Verbesserungsmaßnahmen treffen zu können.

Aus den Belastungsprofilen kann ersehen werden, ob und bei welchen der vielen Aspekte der psychischen Belastung die eigene Berufsgruppe oder der eigene Betrieb besonders stark bzw. besonders wenig betroffen ist.

Die Auswahl oder Priorisierung von innerbetrieblichen Verbesserungsmaßnahmen hängt aber nicht allein von der schieren Höhe der einzelnen Belastungsskalen ab. So ist z.B. zu erwarten, dass der Entscheidungsspielraum bei Straßenbahnfahrern nicht besonders hoch sein dürfte – es ist aber auch klar, dass daran wenig zu ändern ist, es ist „part of the job“.

Wichtig ist vielmehr, die Ergebnisse in einer innerbetrieblichen Projektgruppe (evtl. unter Einbezug externer Experten) zu diskutieren, sie mit den Ergebnissen anderer Branchen (s. Abb. 2) und der Zielsetzung des eigenen Unternehmens (Leitbild etc.) ins Verhältnis zu setzen und abzuwägen, wo unter Einsatz welcher finanzieller wie personeller Ressourcen die maximalen günstigen Effekte zu erwarten sind. Es geht bei der Auswahl von Maßnahmen also um

Eine Unterstützung in diesem Prozess kann die FFAS im Rahmen dieses Projektes nicht leisten, wir geben jedoch gerne die Adressen kompetenter Ansprechpartner weiter.
 
Evaluation / Längsschnitt: Bei wiederholter Durchführung der Befragung mit dem COPSOQ nach 1-2 Jahren kann dann zusätzlich zu den gezeigten Auswertungsmöglichkeiten die Zu- oder Abnahme von Belastungen im Zeitverlauf geprüft und damit der Erfolg von Verbesserungsmaßnahmen dokumentiert werden. Ein Beispiel der längsschnittlichen Ergebnisdarstellung gibt Abbildung 4. Diesem Betrieb wäre es gelungen, die Quantitativen Belastungen seiner Beschäftigten zwischen 2003 und 2004 stark zu reduzieren.

Bei Durchführung von Mitarbeiterbefragungen in regelmäßigen Abständen („Lernende Organisation“, „kontinuierlicher Verbesserungsprozess“) können diese längsschnittlichen Vergleiche dann auch einen längeren Zeitraum abdecken.

 

Längsschnittvergleich der Belastungen
Abb.3: Längsschnittvergleich der Belastungen in einem Betrieb 2003-2004 (2005). Beispiel: Anforderungen bei der Arbeit (3 Dimensionen). Fiktive Daten

2.6. Was kostet das?
Wir haben ein wissenschaftliches Interesse am Aufbau einer deutschlandweiten großen berufsübergreifenden Datenbank zu psychischen Faktoren bei der Arbeit. Daher bieten wir Ihnen die Durchführung der Befragung in einem Kooperationsmodell zum Selbstkostenpreis an.

Die Kosten variieren nach 4 Parametern

Als grobe Hausnummer müssen sie rechnen mit (online- Version, Nettobeträge zzgl. Ges. Mwst):

Gerne erstellen wir Ihnen ein konkretes Angebot für Ihren Betrieb / Ihre Organisation.

2.7 Checkliste Mitarbeiterbefragung
Ziel der COPSOQ- Mitarbeiterbefragung ist die Erhebung möglichst verläßlicher Daten zu den psychischen Belastungen am Arbeitsplatz aus Sicht der Mitarbeitenden selbst. Innerbetriebliche Entscheidungen können dann auf ein solides Datenfundament gestellt werden.

Neben

  1. dem Einsatz eines hochwertigen Messinstrumentes (valide und reliabel, das ist Sache der Wissenschaft, hier also der FFAS) gilt es vor allem
  2. die Motivation für die Teilnahme an der Befragung zu maximieren: je höher der Anteil der Teilnehmenden - also der Rücklauf - ist, desto verlässlicher sind die gewonnenen Daten und desto belastbarer sind die Ergebnisse. Hier sind innerbetriebliche  Aufklärung, Werbung und Motivation – also Sie - gefragt.
  3. Das dritte Qualitätsmerkmal – zumindest bei interventionistischen Mitarbeiterbefragungen- ist die Umsetzung der gewonnenen Erkenntnisse. Befragungen erzeugen auch Erwartungshaltungen – ein innerbetriebliches Gremium sollte klären, welche Maßnahmen im Bereich Mitarbeiterorientierung auf der Basis der Ergebnisse ergriffen werden sollen. Idealerweise wird dieses Gremium schon zu Beginn der Befragung konstituiert und begleitet den gesamten Prozess.

Anhand der folgenden Checkliste können Sie prüfen, ob alle wichtigen Punkte rechtzeitig in Angriff genommen worden sind. Sie können diese Checkliste als PDF zum drucken hier herunterladen.

Lfd.Nr.

Was?

Wann?

Erledigt?

1

Zustimmung Unternehmensleitung einholen

Vor Beginn

o ja o nein

2

Zustimmung Betriebsrat / Personalrat einholen

Vor Beginn

o ja o nein

3

Information / Einbeziehen Betriebsärztin / Betriebsarzt, Qualitätsbeauftragte /r, + evtl. weitere wichtige betriebliche Instanzen

Vor Beginn

o ja o nein

4

Abklärung Teilnahmemöglichkeiten / -konditionen mit FFAS

Vor Beginn

o ja o nein

5

Bildung Projektteam. Alle Gruppen insb. Beschäftigte und Management beteiligen! Ziele der Aktion definieren und dokumentieren. „Was wollen wir mit dieser Befragung erreichen?“

Vor Beginn

o ja o nein

6

Festlegung Zeitplan, Abstimmung mit FFAS

Vor Beginn

o ja o nein

7

Definition teilnehmende Einheiten, Fallzahl(en)

Vor Beginn

o ja o nein

8

Papierversion: Bestellung Materialien (Stückzahl!) bei FFAS; Online-Version: Freischaltung beantragen

Vor Beginn

o ja o nein

9

Werben (Plakat aufhängen, Werbung auf Betriebsversammlung, in Betriebszeitung, im Intranet, etc.)

Vor und zu Beginn

o ja o nein

10

Verfassen und kopieren Betriebsempfehlung für Teilnahme (Vorlage von FFAS erhältlich), Aushang und Beilegen zum Fragebogen

Vor Beginn

o ja o nein

11

Austeilen Fragebögen (z.B. mit monatlicher Gehaltsmitteilung), Dokumentation der ausgegebenen Fallzahl; Online-Version: Versand email mit link und Passwort an Beschäftigte; Freischaltung online-FB

= Beginn

o ja o nein

12

Erinnerung (weitere Fragebögen bereithalten), Dokumentation der ausgegebenen Fallzahl

2-4 Wochen nach Beginn

o ja o nein

13

Ausfüllen Kurzbogen für Betriebe (ausgegebene Bögen, Rückmeldungen, Erfahrungen, Akzeptanz)

Ende der Befragung

o ja o nein

14

Klärung, ob externe Hilfe für Umsetzungsmaßnahmen angefordert werden soll. Evtl. Kontakte herstellen (Adressen bei FFAS)

Spätestens hier, zwischen Befragung und Ergebnissen

o ja o nein

15

Klärung Umgang mit Ergebnissen: wer soll wann welche Ergebnisse erhalten?

Spätestens hier, auf jeden Fall vor Vorliegen Ergebnisse

o ja o nein

16

Diskussion der erhaltenen Auswertung in Projektgruppe oder größerem Gremium, Ableitung von Handlungsbedarf

Bei Vorliegen Auswertungsergebnisse

o ja o nein

17

Mitteilung der Ergebnisse an Mitarbeitende (Betriebsversammlung, Schwarzes Brett, Betriebszeitung, Intranet). evtl. Diskussion

Bei Vorliegen Auswertungsergebnisse

o ja o nein

18

Dokumentation und Umsetzung (kick off) beschlossener Verbesserungsmaßnahmen, Mitteilung an Beschäftigte (Diskussion mit diesen?!)

Zeitnah nach Diskussion Ergebnisse

o ja o nein

19

Erfolg überprüfen (Evaluation ergriffener Verbesserungsmaßnahmen)

Ca. 1-2 Jahre später. 2. Runde COPSOQ

o ja o nein

20

Klärung, ob Mitarbeiterbefragungen in regelmäßigen Abständen durchgeführt werden sollen („Lernende Organisation“, „kontinuierlicher Verbesserungsprozess“)

Nach 1. bzw. nach 2. Runde

o ja o nein