Die Befragung zu psychischen Belastungen am Arbeitsplatz

Die Befragung in Zusammenarbeit mit der FFAW

Wir, die Freiburger Forschungsstelle für Arbeitswissenschaften (FFAW), bieten Ihnen die Durchführung der Befragung mit dem COPSOQ wie folgt an:

  1. Gemeinsam mit Ihnen bzw. der Arbeitsgruppe Ihres Betriebs werden insbesondere Angaben zur Betriebs- und Beschäftigtenstruktur (z.B. Organisationseinheiten, Berufsgruppen) abgestimmt. Danach schaltet die FFAW in der Online-Version die Webseite frei und stellt den Zugang für die Beschäftigten bereit (wahlweise generischer oder individueller Login). Bei der Papier-Version senden wir Ihnen Fragebogen und portofreie Rückumschläge zu.
  2. Sie bzw. Ihr Betrieb informieren die Beschäftigten über die Erhebung und werben für die Teilnahme (z.B. Informationen zu Zeitraum, Web-Adresse, Verteilung von Fragebogen, Sinn und Zweck der Befragung).
  3. Die Beschäftigten füllen den Fragebogen aus und senden ihn anonym an die FFAW. Der Befragungszeitraum umfasst meist 4 Wochen. Üblicherweise werden die Beschäftigten etwa eine Woche vor Befragungsende an die Teilnahme erinnert. Bei Bedarf wird die Freischaltung der Webseite bzw. Rücksendefrist für Papierbogen verlängert.
  4. Die FFAW wertet die eingegangenen Daten auf Gesamt- und Gruppenebene aus. Für Gruppen mit weniger als 5 Personen werden keine Aussagen getroffen. Aus statistischen Gründen sowie zur Wahrung der Anonymität kann eine größere, aber keine kleinere Mindestfallzahl vereinbart werden.
  5. Die Werte des Betriebs werden mit Werten aus der COPSOQ-Referenzdatenbank verglichen. Umgekehrt werden die Angaben Ihrer Beschäftigten in anonymisierter Form in die Datenbank aufgenommen.
  6. Wir berichten innerhalb von vier Wochen nach Befragungsende die Ergebnisse. Aus dem externen Vergleich Ihres Betriebsergebnisses mit den Werten aus der Datenbank und dem internen Gruppenvergleich gehen die Stärken und Schwächen (Gefährdungen) Ihres Betriebs hervor.
  7. Sie entscheiden auf Grundlage der Befragungsergebnisse über das weitere Vorgehen (z.B. Diskussion der Ergebnisse, Erarbeitung und Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen). Bei Bedarf unterstützen wir Sie durch die Vermittlung kompetenter Kooperationspartner und -partnerinnen.

Checkliste zur Durchführung der Befragung

Ziel der COPSOQ-Befragung ist die Erhebung verlässlicher Daten zu psychischen Belastungen am Arbeitsplatz. Neben dem Einsatz eines hochwertigen Messinstrumentes gilt es vor allem

  • die Motivation für die Teilnahme an der Befragung zu maximieren: je höher der Anteil der teilnehmenden Beschäftigten, desto größere Aussagekraft haben die Ergebnisse.
  • die mit der Befragung verbundenen Erwartungshaltungen zu klären: zu diesem Zweck sollte schon vor der Befragung ein innerbetriebliches Gremium konstituiert werden, das als Projektteam die Befragung und die daran anschließenden Prozesse begleitet und steuert.

Prüfen Sie anhand der folgenden Checkliste, ob Sie alle wichtigen Punkte rechtzeitig in Angriff genommen haben. Sie können die Checkliste auch herunterladen.

Nr.

Was?

Wann?

Erledigt?

1.

Zustimmung Unternehmensleitung einholen
Zustimmung Betriebsrat / Personalrat einholen

vor Beginn

o ja o nein

2.

Information bzw. Einbeziehung Betriebsarzt/ärztin, Qualitätsbeauftragte/r, Fachkraft Arbeitssicherheit und evtl. weitere wichtige betriebliche Instanzen

vor Beginn

o ja o nein

3.

Abklärung Teilnahmemöglichkeiten/-konditionen mit FFAW

vor Beginn

o ja o nein

4.

Bildung Projektteam: Beteiligung aller Gruppen, insbes. Beschäftigte und Management! Ziele der Aktion definieren und dokumentieren (Was wollen wir mit der Befragung erreichen?)

vor Beginn

o ja o nein

5.

Festlegung Zeitplan, Abstimmung mit FFAW, Datenschutz

vor Beginn

o ja o nein

6.

Definition teilnehmende Organisationseinheiten/Gruppen, Beschäftigte/ Fallzahl(en)

vor Beginn

o ja o nein

7.

Online-Version: Aufbau der Webseite, Papier-Version: Bestellung Materialien (Stückzahl!) bei FFAW

vor Beginn

o ja o nein

8.

Werben (Plakate an Schwarzem Brett aufhängen, Werbung auf Betriebsversammlung, in Betriebszeitung, im Intranet)

vor und zu Beginn

o ja o nein

9.

Verfassen und kopieren von Werbematerial für Teilnahme (Vorlage bei FFAW erhältlich), ggf. Aushängen und Beilegen zum Fragebogen

vor Beginn

o ja o nein

10.

Online-Version: Versand E-mail mit Passwort an Beschäftigte, Freischaltung Online-Bogen, Papier-Version: Austeilen Fragebogen, Dokumentation ausgegebene Anzahl Bogen

= Beginn

o ja o nein

11.

Erinnerung (ggf. weitere Fragebogen bereithalten), Dokumentation der ausgegebenen Anzahl Bogen

2-4 Wochen nach Beginn

o ja o nein

12.

Klärung im Projektteam, ob externe Unterstützung für Verbesserungsmaßnahmen eingebunden werden soll (Kontakte und Hinweise über FFAW)

spätestens zwischen Befragung und Vorliegen der Ergebnisse

o ja o nein

13.

Klärung Umgang mit Ergebnissen: wer soll wann welche Ergebnisse erhalten?

auf jeden Fall vor Vorliegen der Ergebnisse

o ja o nein

14.

Diskussion der Ergebnisse im Projektteam und Ableitung von Handlungsbedarf

bei Vorliegen der Ergebnisse

o ja o nein

15.

Mitteilung von Ergebnissen an Beschäftigte (Betriebsversammlung, Schwarzes Brett, Betriebszeitung, Intranet), evtl. breite Diskussion zu Handlungsbedarf, Machbarkeit, Vorgehen

nach Vorliegen der Ergebnisse

o ja o nein

16.

Umsetzung (kick off) und Dokumentation ggf. beschlossener Verbesserungsmaßnahmen

zeitnah nach Diskussion Ergebnisse

o ja o nein

17.

Erfolg überprüfen, 2. Runde COPSOQ (Evaluation eingeführter Verbesserungsmaßnahmen)

ca. 1-2 Jahre später, nach Einführung v. Maßnahmen

o ja o nein

18.

Klärung, ob Befragungen regelmäßig durchgeführt werden soll („Lernende Organisation“, „Kontinuierlicher Verbesserungsprozess“)

nach 1. bzw. nach 2. Runde COPSOQ

o ja o nein