Die Befragung zu psychischen Belastungen am Arbeitsplatz

Datenschutz-Vereinbarung gemäß DSGVO

Selbstverständlich erfüllen wir die gesetzlichen Vorgaben der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Ziel einer Befragung mit dem COPSOQ ist die Erhebung psychosozialer Arbeitsfaktoren in einem Betrieb. Nach Namen, Adressen, Telefonnummern oder anderen persönlichen Daten wird von uns niemals gefragt. Vor Beginn der Befragung schließen wir mit jedem Betrieb eine Vereinbarung zum Datenschutz (DS-Vereinbarung), um

  • unsere Arbeitsweise transparent zu machen und zu erläutern (z.B. wie wir Anonymität sicherstellen),
  • die Befragung auf einem für alle Beteiligten (wir, der Betrieb, die Befragten) sicheren rechtlichen Boden durchzuführen und die jeweiligen Befugnisse und Aufgaben klar zu benennen
  • und unsere technisch-organisatorischen Maßnahmen (TOM) zur Datensicherheit zu beschreiben.

Verantwortliche Personen

Die Befragung mit dem COPSOQ und die Auswertung der Daten erfolgt durch die FFAW: Freiburger Forschungsstelle für Arbeitswissenschaften GmbH. Verantwortliche für den Datenschutz sind:

FFAW: Freiburger Forschungsstelle für Arbeitswissenschaften GmbH
Dr. Hans-Joachim Lincke
Dr. Matthias Nübling
Bertoldstr. 63
D-79098 Freiburg
Tel.: +49 761 / 319 642 0
lincke@ffaw.de, nuebling@ffaw.de

Die FFAW hat außerdem einen externen Datenschutzbeauftragten (DSB), an den Sie sich jederzeit direkt wenden können:

DaSchuWi GmbH
Dipl. Inform. Werner Hülsmann
Münchener Str. 101
D-85737 Ismaning
Tel.: +49 89 / 51 30 569 7
ffaw.de@extdsb.org

Zugänge zum Fragebogen

Die Teilnahme an der Befragung ist immer freiwillig. Vor dem Ausfüllen des Fragebogens wird das Einverständnis jeder Person eingeholt, an der Befragung teilzunehmen. In der Papier-Version wird der ausgefüllte Fragebogen von jeder teilnehmenden Person in einem mitgelieferten Umschlag portofrei und anonym an die FFAW geschickt. In der Online-Version schaltet die FFAW  für den festgelegten Befragungszeitraum einen sicheren Link zum Fragebogen sowie den Zugang zum Fragebogen über einen vereinbarten Zugangscode frei.

Variante 1: Generischer Zugang

Die FFAW generiert einen allgemeinen, für alle zur Teilnahme an der Befragung aufgeforderten Personen identischen Zugangscode. Der Betrieb übermittelt diesen Code an alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Variante 2: Personengenauer Zugang

Die FFAW generOiert einen individuellen Zugangscode für jede zur Teilnahme an der Befragung aufgeforderte Person. Dieses Passwort wird auf der Grundlage einer vom Betrieb übermittelten E-Mail-Liste von der FFAW an die einzelne Mitarbeiterin bzw. den einzelnen Mitarbeiter gesendet. Diese Liste wird vom Betrieb über einen verschlüsselten Upload-Link an die FFAW gesendet. Die FFAW verschickt den individuellen Zugangscode in der Regel zu Beginn der Befragung und kurz vor Ablauf des Befragungszeitraums zur Erinnerung. Die Zuordnung von E-Mail-Adresse, Zugangscode und Angaben zu den psychischen Belastungen dient zu keinem anderen Zweck als der Sicherstellung der einmaligen Teilnahme an der Befragung. Die Liste der E-Mail-Adressen wird nach Abschluss der Befragung umgehend vernichtet.

Variante 3: Los-Verfahren

Die FFAW generiert nicht-personenbezogene Zugangscodes nach Anzahl der zur Teilnahme aufgeforderten Personen. Diese Codes werden auf einzelnen Papierbogen ausgedruckt und in unbedruckte Briefumschläge gesteckt. Die Umschläge werden verschlossen und dem Betrieb zugeschickt. Dort werden die Umschläge mit den darin enthaltenen Codes nach dem Zufallsprinzip an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verteilt. Auf diese Weise gibt es keine Möglichkeit über die Zugangscodes Personen und deren Angaben in Verbindung zu bringen.

Datenübertragung

Die Teilnahme an der Online-Befragung ist von jedem Computer mit Internetzugang aus möglich. Der Fragebogen wird auf einer eigens eingerichteten (Sub-)Domain der COPSOQ-Hauptseite bereitgestellt. Diese Webseite ist über Suchmaschinen nicht (!) zu finden.

Die elektronische Übertragung von Daten zur FFAW erfolgt über eine sichere Verbindung nach aktuellem Stand der Technik. Es werden keine Übertragungsdaten wie IP-Adresse oder Browser-Version gespeichert. Lediglich Datum und Uhrzeit bei Beginn und Ende der Sitzung werden zur Ermittlung der durchschnittlichen Ausfülldauer anonymisiert gespeichert. Falls personengenaue Zugangsdaten vergeben werden (s.o.) und eine Einladung zur Teilnahme per E-Mail erfolgt, dient die Zuordnung von Zugangsdaten und Befragungsdaten ausschließlich der Kontrolle der einmaligen Teilnahme an der Befragung je Person. Die E-Mail-Adressen und Angaben werden dabei nicht zusammen gespeichert. Mit Ende der Befragung werden die E-Mail-Adressen umgehend vernichtet.

Schließt eine Person das Ausfüllen des Online-Fragebogens ab, wird aus ihren Angaben ihr individuelles Belastungsprofil errechnet und für sie dargestellt (Direkt-Feedback). Die Möglichkeit zur Ansicht bzw. zum Ausdruck oder Speichern dieses Feedbacks besteht nur in diesem Moment und nur für diese Person bis zum Schließen des Fensters. Zur Generierung des Direkt-Feedbacks werden lediglich die für die Darstellung notwendigen technisch Daten in einem Container abgelegt. Mit Verlassen der Ergebnisdarstellung und dem Schließen des Browsers werden alle für die Sitzung technisch notwendigen Daten nach kurzer Zeit gelöscht. Dasselbe gilt bei Inaktivität am Fragebogen.

In der Papier-Version wird der ausgefüllte Fragebogen von jeder teilnehmenden Person in einem mitgelieferten Umschlag portofrei und anonym an die FFAW geschickt.

Datensicherheit und Datensicherung

Aus Gründen der Sicherheit finden Sie hier keine detaillierten Angaben zu unseren Technisch-organisatorischen Maßnahmen (TOM). Diese erhalten Sie auf Nachfrage bzw. bei der Durchführung eines Befragungsprojektes in unserer Datenschutz-Vereinbarung.

In beiden Befragungsvarianten (Online- und Papier-Version) haben ausschließlich die auf die Einhaltung des Datenschutzes verpflichteten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der FFAW Zugriff auf die erhobenen Daten. Die in der Online-Befragung eingegebenen Daten werden während des Befragungszeitraums durch ein automatisches Backup gesichert. Die Übertragung der Daten zur Auswertung bei der FFAW erfolgt über eine sichere Verbindung. Alle Daten werden mandantenfähig (also für jeden Betrieb separat) gemäß den Sicherheitsrichtlinien der FFAW verschlüsselt gespeichert und gesichert. Bei einer Befragung in der Papier-Version werden die rückgesendeten Fragebogen von der FFAW erfasst und danach datenschutzkonform vernichtet.

Anonymität

Spätestens vier Wochen nach Ende der Befragung werden die Ergebnisse für den Gesamtbetrieb und seine Untereinheiten (z.B. Abteilungen, Bereiche, Referate) vorgelegt. Der Ergebnisbericht für den Betrieb enthält die Mittelwerte für alle mit dem COPSOQ abgedeckten psychosozialen Aspekte der Arbeitssituation. Es werden ausschließlich Ergebnisse für Gruppen ab einer vor Befragungsbeginn festgelegten Mindestgröße (mind. 5 Personen, auf Wunsch mehr) berechnet und dargestellt. Dadurch kann nicht auf einzelne Personen rückgeschlossen werden. Die Auswertung von Daten erfolgt also stets anonymisiert. Wird die festgelegte Mindestgröße in einer Untereinheit unterschritten, wird für diese Untereinheit kein Ergebnis ausgewiesen. Die Einheit kann jedoch auf Wunsch mit einer oder mehreren anderen Einheiten zusammengefasst werden, um die vereinbarte Mindestgröße zu erreichen.

Die Angaben zu den psychischen Arbeitsbelastungen, die mit der Befragung erhoben werden, werden unter Abtrennung betriebsspezifischer Angaben (z.B. Name des Betriebs, Zugehörigkeit zu einer Untereinheit) in die COPSOQ-Datenbank eingepflegt. Aus den auf diese Weise anonymisierten Angaben von über 400.000 Befragten werden u.a. berufsgruppenspezifische Belastungsprofile ermittelt. Alle Analysen und die Darstellung von Ergebnissen aus der COPSOQ-Datenbank erfolgen auch hier ausschließlich auf Basis von Gruppen. Rückschlüsse auf die Angaben einzelner Personen sind deshalb - ebenso wie Rückschlüsse auf Betriebe - nicht möglich.