Die Mitarbeiterbefragung zu psychischen Belastungen am Arbeitsplatz
COPSOQ deutsche Standardversion

Zugang zum Fragebogen

Die Teilnahme an der Befragung ist immer freiwillig. Vor dem Ausfüllen des Fragebogens wird das Einverständnis jeder Person eingeholt, an der Befragung teilzunehmen. In der Papier-Version wird der ausgefüllte Fragebogen von jeder teilnehmenden Person in einem mitgelieferten Umschlag portofrei und anonym an die FFAW geschickt. In der Online-Version schaltet die FFAW  für den festgelegten Befragungszeitraum einen sicheren Link zum Fragebogen sowie den Zugang zum Fragebogen über einen vereinbarten Zugangscode (Benutzername + Passwort) frei.

Variante 1: Generischer Zugang

Die FFAW generiert einen allgemeinen, für alle zur Teilnahme an der Befragung aufgeforderten Personen identischen Zugangscode. Der Betrieb übermittelt diesen Code an alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Variante 2: Personengenauer Zugang

Die FFAW generOiert einen individuellen Zugangscode für jede zur Teilnahme an der Befragung aufgeforderte Person. Dieses Passwort wird auf der Grundlage einer vom Betrieb übermittelten E-Mail-Liste von der FFAW an die einzelne Mitarbeiterin bzw. den einzelnen Mitarbeiter gesendet. Diese Liste wird vom Betrieb über einen verschlüsselten Upload-Link an die FFAW gesendet.

Die FFAW verschickt den individuellen Zugangscode in der Regel zu Beginn der Befragung und kurz vor Ablauf des Befragungszeitraums zur Erinnerung. Die Zuordnung von E-Mail-Adresse, Zugangscode und Angaben zu den psychischen Belastungen dient zu keinem anderen Zweck als der Sicherstellung der einmaligen Teilnahme an der Befragung. Die Liste der E-Mail-Adressen wird nach Abschluss der Befragung umgehend vernichtet.

Variante 3: Los-Verfahren

Die FFAW generiert nicht-personenbezogene Zugangscodes nach Anzahl der zur Teilnahme aufgeforderten Personen. Diese Codes werden auf einzelnen Papierbogen ausgedruckt und in unbedruckte Briefumschläge gesteckt. Die Umschläge werden verschlossen und dem Betrieb zugeschickt. Dort werden die Umschläge mit den darin enthaltenen Codes nach dem Zufallsprinzip an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verteilt. Auf diese Weise gibt es keine Möglichkeit über die Zugangscodes Personen und deren Angaben in Verbindung zu bringen.

Datenübertragung

Die Teilnahme an der Online-Befragung ist von jedem Computer mit Internetzugang aus möglich. Der Fragebogen wird auf einer eigens eingerichteten (Sub-)Domain der COPSOQ-Hauptseite bereitgestellt. Diese Webseite ist über Suchmaschinen nicht (!) zu finden.

Die elektronische Übertragung von Daten zur FFAW erfolgt über eine sichere Verbindung (https://) nach aktuellem Stand der Technik. Es werden keine Übertragungsdaten wie IP-Adresse oder Browser-Version gespeichert. Lediglich Datum und Uhrzeit bei Beginn und Ende der Sitzung werden zur Ermittlung der durchschnittlichen Ausfülldauer anonymisiert gespeichert.

Falls personengenaue Zugangsdaten vergeben werden (s.o.) und eine Einladung zur Teilnahme per E-Mail erfolgt, dient die Zuordnung von Zugangsdaten und Befragungsdaten ausschließlich der Kontrolle der einmaligen Teilnahme an der Befragung je Person. Die E-Mail-Adressen und Angaben werden dabei nicht zusammen gespeichert. Mit Ende der Befragung werden die E-Mail-Adressen umgehend vernichtet.

Schließt eine Person das Ausfüllen des Online-Fragebogens ab, wird aus ihren Angaben ihr individuelles Belastungsprofil errechnet und für sie dargestellt (Direkt-Feedback). Die Möglichkeit zur Ansicht bzw. zum Ausdruck oder Speichern dieses Feedbacks besteht nur in diesem Moment und nur für diese Person bis zum Schließen des Fensters. Zur Generierung des Direkt-Feedbacks werden lediglich die für die Darstellung notwendigen technisch Daten in einem Container abgelegt.

Mit Verlassen der Ergebnisdarstellung und dem Schließen des Browsers werden alle für die Sitzung technisch notwendigen Daten nach höchstens 10 Min. gelöscht. Dasselbe gilt bei Inaktivität am Fragebogen von mehr als 60 Min.

Papier-Version

In der Papier-Version wird der ausgefüllte Fragebogen von jeder teilnehmenden Person in einem mitgelieferten Umschlag portofrei und anonym an die FFAW geschickt.