Wie

Wie läuft die Befragung ab?

Zusammenarbeit mit der FFAW

Wir, die Freiburger Forschungsstelle für Arbeitswissenschaften (FFAW), bieten Ihnen die Befragung mit dem COPSOQ wie folgt an:

1. Gemeinsam mit Ihnen bzw. mit der Arbeitsgruppe Ihres Betriebs werden insbesondere Angaben zur Betriebs- und Beschäftigtenstruktur (z. B. Organisationseinheiten, Berufsgruppen) abgestimmt. Danach schaltet die FFAW in der Online-Version die Webseite frei und stellt den Zugang für die Beschäftigten bereit (wahlweise generischer oder individueller Login). Bei der Papier-Version senden wir Ihnen Fragebogen und portofreie Rückumschläge zu.
2. Sie bzw. Ihr Betrieb informieren die Beschäftigten über die Erhebung und werben für die Teilnahme (z. B. Informationen zu Zeitraum, Web-Adresse, Verteilung von Fragebogen, Sinn und Zweck der Befragung).
3. Die Beschäftigten füllen den Fragebogen aus und senden ihn anonym an die FFAW. Der Befragungszeitraum umfasst meist 4 Wochen. Üblicherweise werden die Beschäftigten etwa eine Woche vor Befragungsende an die Teilnahme erinnert. Bei Bedarf wird die Freischaltung der Webseite bzw. Rücksendefrist für Papierbogen verlängert.
4. Die FFAW wertet die eingegangenen Daten auf Gesamt- und Gruppenebene aus. Für Gruppen mit weniger als 5 Personen werden keine Aussagen getroffen. Aus statistischen Gründen sowie zur Wahrung der Anonymität kann eine größere, aber keine kleinere Mindestfallzahl vereinbart werden.
5. Die Werte des Betriebs werden mit Werten aus der COPSOQ-Referenzdatenbank verglichen. Umgekehrt werden die Angaben Ihrer Beschäftigten in anonymisierter Form in die Datenbank aufgenommen.
6. Wir berichten innerhalb von vier Wochen nach Befragungsende die Ergebnisse. Aus dem externen Vergleich Ihres Betriebsergebnisses mit den Werten aus der Datenbank und dem internen Gruppenvergleich gehen die Stärken und Schwächen (Gefährdungen) Ihres Betriebs hervor.
7. Sie entscheiden auf Grundlage der Befragungsergebnisse über das weitere Vorgehen (z. B. Diskussion der Ergebnisse, Erarbeitung und Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen). Bei Bedarf unterstützen wir Sie durch die Vermittlung kompetenter Kooperationspartner:innen.

 

 

Checkliste zur Durchführung der Befragung

Ziel der COPSOQ-Befragung ist die Erhebung verlässlicher Daten zu psychischen Belastungen am Arbeitsplatz.

Um den Einsatz des hochwertigen Messinstruments möglichst gewinnbringend zu gestalten, gilt es zum einen die Motivation für die Teilnahme an der Befragung zu maximieren: je höher der Anteil der teilnehmenden Beschäftigten, desto größere Aussagekraft haben die Ergebnisse. Zum anderen sind die mit der Befragung verbundenen Erwartungshaltungen des Betriebs zu klären: zu diesem Zweck sollte schon vor der Befragung ein innerbetriebliches Gremium konstituiert werden, das als Projektteam die Befragung und die daran anschließenden Prozesse begleitet und steuert.

Sie können anhand unserer Checkliste prüfen, ob Sie bereits alle wichtigen Punkte in Angriff genommen haben.

Sie können die Checkliste auch herunterladen.

Nr. Was? Wann? Erledigt?
1. Zustimmung Unternehmensleitung einholen
Zustimmung Betriebsrat/Personal einholen		 Vor Beginn Ja Nein
2. Information bzw. Einbeziehung Betriebsarzt/ärztin, Qualitätsbeauftragte/r, Fachkraft Arbeitssicherheit und evtl. weitere wichtige betriebliche Instanzen vor Beginn Ja Nein
3. Abklärung Teilnahmemöglichkeiten/-konditionen mit FFAW vor Beginn Ja Nein
4. Bildung Projektteam: Beteiligung aller Gruppen, insbes. Beschäftigte und Management! Ziele der Aktion definieren und dokumentieren (Was wollen wir mit der Befragung erreichen?) vor Beginn Ja Nein
5. Festlegung Zeitplan, Abstimmung mit FFAW, Datenschutz vor Beginn Ja Nein
6. Definition teilnehmende Organisationseinheiten/Gruppen, Beschäftigte/ Fallzahl(en) vor Beginn Ja Nein
7. Online-Version: Aufbau der Webseite, Papier-Version: Bestellung Materialien (Stückzahl!) bei FFAW vor Beginn Ja Nein
8. Werben (Plakate an Schwarzem Brett aufhängen, Werbung auf Betriebsversammlung, in Betriebszeitung, im Intranet) vor und zu Beginn Ja Nein
9. Verfassen und kopieren von Werbematerial für Teilnahme (Vorlage bei FFAW erhältlich), ggf. Aushängen und Beilegen zum Fragebogen vor Beginn Ja Nein
10. Online-Version: Versand E-Mail mit Passwort an Beschäftigte, Freischaltung Online-Bogen, Papier-Version: Austeilen Fragebogen, Dokumentation ausgegebene Anzahl Bogen = Beginn Ja Nein
11. Erinnerung (ggf. weitere Fragebogen bereithalten), Dokumentation der ausgegebenen Anzahl Bogen 2-4 Wochen nach Beginn Ja Nein
12. Klärung im Projektteam, ob externe Unterstützung für Verbesserungsmaßnahmen eingebunden werden soll (Kontakte und Hinweise über FFAW) spätestens zwischen Befragung und Vorliegen der Ergebnisse Ja Nein
13. Klärung Umgang mit Ergebnissen: wer soll wann welche Ergebnisse erhalten? auf jeden Fall vor Vorliegen der Ergebnisse Ja Nein
14. Diskussion der Ergebnisse im Projektteam und Ableitung von Handlungsbedarf bei Vorliegen der Ergebnisse Ja Nein
15. Mitteilung von Ergebnissen an Beschäftigte (Betriebsversammlung, Schwarzes Brett, Betriebszeitung, Intranet), evtl. breite Diskussion zu Handlungsbedarf, Machbarkeit, Vorgehen nach Vorliegen der Ergebnisse Ja Nein
16. Umsetzung (kick off) und Dokumentation ggf. beschlossener Verbesserungsmaßnahmen zeitnah nach Diskussion Ergebnisse Ja Nein
17. Erfolg überprüfen, 2. Runde COPSOQ (Evaluation eingeführter Verbesserungsmaßnahmen) ca. 1-2 Jahre später, nach Einführung v. Maßnahmen Ja Nein
18. Klärung, ob Befragungen regelmäßig durchgeführt werden soll („Lernende Organisation“, „Kontinuierlicher Verbesserungsprozess“) nach 1. bzw. nach 2. Runde COPSOQ Ja Nein
Wie

Wie verarbeiten wir Daten?

Datenschutz-Vereinbarung gemäß DSGVO

Selbstverständlich erfüllen wir die gesetzlichen Vorgaben der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Ziel einer Befragung mit dem COPSOQ ist die Erhebung psychosozialer Arbeitsfaktoren in einem Betrieb. Nach Namen, Adressen, Telefonnummern oder anderen persönlichen Daten wird von uns niemals gefragt. Vor Beginn der Befragung schließen wir mit jedem Betrieb eine Vereinbarung zum Datenschutz (DS-Vereinbarung), um

  • unsere Arbeitsweise transparent zu machen und zu erläutern (z. B. wie wir Anonymität sicherstellen),
  • die Befragung auf einem für alle Beteiligten (wir, der Betrieb, die Befragten) sicheren rechtlichen Boden durchzuführen und die jeweiligen Befugnisse und Aufgaben klar zu benennen
  • und unsere technisch-organisatorischen Maßnahmen (TOM) zur Datensicherheit zu beschreiben.

Verantwortliche Personen

Die Befragung mit dem COPSOQ und die Auswertung der Daten erfolgt durch die FFAW: Freiburger Forschungsstelle für Arbeitswissenschaften GmbH. Verantwortliche für den Datenschutz sind:

FFAW: Freiburger Forschungsstelle für Arbeitswissenschaften GmbH
Dr. Hans-Joachim Lincke
Dr. Matthias Nübling
Bertoldstr. 63
D-79098 Freiburg
Tel.: +49 761 / 319 642 0
lincke@ffaw.de, nuebling@ffaw.de

Die FFAW hat außerdem einen externen Datenschutzbeauftragten (DSB), an den Sie sich jederzeit direkt wenden können:

DaSchuWi GmbH
Dipl. Inform. Werner Hülsmann
Münchener Str. 101
D-85737 Ismaning
Tel.: +49 89 / 51 30 569 7
ffaw.de@extdsb.org

Zugänge zum Fragebogen

Die Teilnahme an der Befragung ist immer freiwillig. Vor dem Ausfüllen des Fragebogens wird das Einverständnis jeder Person eingeholt, an der Befragung teilzunehmen. In der Papier-Version wird der ausgefüllte Fragebogen von jeder teilnehmenden Person in einem mitgelieferten Umschlag portofrei und anonym an die FFAW geschickt. In der Online-Version schaltet die FFAW für den festgelegten Befragungszeitraum einen sicheren Link zum Fragebogen sowie den Zugang zum Fragebogen über einen vereinbarten Zugangscode frei.

Variante 1: Generischer Zugang

Die FFAW generiert einen allgemeinen, für alle zur Teilnahme an der Befragung aufgeforderten Personen identischen Zugangscode. Der Betrieb übermittelt diesen Code an alle Mitarbeiter:innen.

Variante 2: Personengenauer Zugang

Die FFAW generiert einen individuellen Zugangscode für jede zur Teilnahme an der Befragung aufgeforderte Person. Dieses Passwort wird auf der Grundlage einer vom Betrieb übermittelten E-Mail-Liste von der FFAW an den:die einzelne:n Mitarbeiter:in gesendet. Diese Liste wird vom Betrieb über einen verschlüsselten Upload-Link an die FFAW gesendet. Die FFAW verschickt den individuellen Zugangscode in der Regel zu Beginn der Befragung und kurz vor Ablauf des Befragungszeitraums zur Erinnerung.

Die Zuordnung von E-Mail-Adresse, Zugangscode und Angaben zu den psychischen Belastungen dient keinem anderen Zweck als der Sicherstellung der einmaligen Teilnahme an der Befragung. Die Liste der E-Mail-Adressen wird nach Abschluss der Befragung umgehend vernichtet.

Variante 3: Los-Verfahren

Die FFAW generiert nicht-personenbezogene Zugangscodes nach Anzahl der zur Teilnahme aufgeforderten Personen. Diese Codes werden auf einzelne Papierbogen gedruckt und in unbedruckte Briefumschläge verpackt. Die Umschläge werden verschlossen und dem Betrieb zugeschickt. Dort werden die Umschläge mit den darin enthaltenen Codes nach dem Zufallsprinzip an die Mitarbeiter:innen verteilt. Auf diese Weise gibt es keine Möglichkeit über die Zugangscodes Personen und deren Angaben in Verbindung zu bringen.

Datenübertragung

Die Teilnahme an der Online-Befragung ist von jedem Computer mit Internetzugang aus möglich. Der Fragebogen wird auf einer eigens eingerichteten (Sub-)Domain der COPSOQ-Hauptseite bereitgestellt. Diese Webseite ist über Suchmaschinen nicht (!) zu finden.

Die elektronische Übertragung von Daten zur FFAW erfolgt über eine sichere Verbindung nach aktuellem Stand der Technik. Es werden keine Übertragungsdaten wie IP-Adresse oder Browser-Version gespeichert. Lediglich Datum und Uhrzeit bei Beginn und Ende der Sitzung werden zur Ermittlung der durchschnittlichen Ausfülldauer anonymisiert gespeichert. Falls personengenaue Zugangsdaten vergeben werden (s. o.) und eine Einladung zur Teilnahme per E-Mail erfolgt, dient die Zuordnung von Zugangsdaten und Befragungsdaten ausschließlich der Kontrolle der einmaligen Teilnahme an der Befragung je Person. Die E-Mail-Adressen und Angaben werden dabei nicht zusammen gespeichert. Mit Ende der Befragung werden die E-Mail-Adressen umgehend vernichtet.

Schließt eine Person das Ausfüllen des Online-Fragebogens ab, wird aus ihren Angaben ihr individuelles Belastungsprofil errechnet und für sie dargestellt (Direkt-Feedback). Die Möglichkeit zur Ansicht bzw. zum Ausdruck oder Speichern dieses Feedbacks besteht nur in diesem Moment und nur für diese Person bis zum Schließen des Fensters. Zur Generierung des Direkt-Feedbacks werden lediglich die für die Darstellung notwendigen technisch Daten in einem Container abgelegt. Mit Verlassen der Ergebnisdarstellung und dem Schließen des Browsers werden alle für die Sitzung technisch notwendigen Daten nach kurzer Zeit gelöscht. Dasselbe gilt bei Inaktivität beim Ausfüllen des Fragebogens.

In der Papier-Version wird der ausgefüllte Fragebogen von jeder teilnehmenden Person in einem mitgelieferten Umschlag portofrei und anonym an die FFAW geschickt.

Datensicherheit und Datensicherung

Aus Gründen der Sicherheit finden Sie hier keine detaillierten Angaben zu unseren Technisch-organisatorischen Maßnahmen (TOM). Diese erhalten Sie auf Nachfrage bzw. bei der Durchführung eines Befragungsprojektes in unserer Datenschutz-Vereinbarung.

In beiden Befragungsvarianten (Online- und Papier-Version) haben ausschließlich die auf die Einhaltung des Datenschutzes verpflichteten Mitarbeiter:innen der FFAW Zugriff auf die erhobenen Daten. Die in der Online-Befragung eingegebenen Daten werden während des Befragungszeitraums durch ein automatisches Backup gesichert. Die Übertragung der Daten zur Auswertung bei der FFAW erfolgt über eine sichere Verbindung. Alle Daten werden mandantenfähig (also für jeden Betrieb separat) gemäß den Sicherheitsrichtlinien der FFAW verschlüsselt gespeichert und gesichert. Bei einer Befragung in der Papier-Version werden die rückgesandten Fragebögen von der FFAW erfasst und danach datenschutzkonform vernichtet.

Anonymität

Spätestens vier Wochen nach Ende der Befragung werden die Ergebnisse für den Gesamtbetrieb und seine Untereinheiten (z. B. Abteilungen, Bereiche, Referate) vorgelegt. Der Ergebnisbericht für den Betrieb enthält die Mittelwerte für alle mit dem COPSOQ abgedeckten psychosozialen Aspekte der Arbeitssituation. Es werden ausschließlich Ergebnisse für Gruppen ab einer vor Befragungsbeginn festgelegten Mindestgröße (mind. 5 Personen, auf Wunsch mehr) berechnet und dargestellt. Dadurch kann nicht auf einzelne Personen rückgeschlossen werden.

Die Auswertung von Daten erfolgt also stets anonymisiert. Wird die festgelegte Mindestgröße in einer Untereinheit unterschritten, wird für diese Untereinheit kein Ergebnis ausgewiesen. Die Einheit kann jedoch auf Wunsch mit einer oder mehreren anderen Einheiten zusammengefasst werden, um die vereinbarte Mindestgröße zu erreichen.

Die Angaben zu den psychischen Arbeitsbelastungen, die mit der Befragung erhoben werden, werden unter Abtrennung betriebsspezifischer Angaben (Name des Betriebs, Organisationseinheit, Tätigkeitsschwerpunkt) in die COPSOQ-Datenbank eingepflegt. Aus den auf diese Weise anonymisierten Angaben von über 630.000 Befragten werden u. a. berufsgruppenspezifische Belastungsprofile ermittelt. Alle Analysen und die Darstellung von Ergebnissen aus der COPSOQ-Datenbank erfolgen auch hier ausschließlich auf Basis von Gruppen. Rückschlüsse auf die Angaben einzelner Personen sind deshalb – ebenso wie Rückschlüsse auf Betriebe – nicht möglich.